해외 출장 및 파견 지원 업무를 맡게 된다면, 어떤 준비를 하시겠어요?

임원 일정을 조율할 때 가장 중요하게 생각한 것은 이동 시간과 준비 시간을 여유 있게 확보하는 것이었습니다. 회의가 연달아 잡히면 실질적인 이동이나 검토 시간이 사라지기 때문에, 일정 사이에 최소한의 여유를 의도적으로 배치했습니다.

이전 업무 지원 경험에서 해외 출장 일정을 조율할 때 현지 시간대 차이와 항공편 도착 후 이동 시간을 미리 계산해서 첫 일정 전에 충분한 휴식이 확보되도록 했습니다. 처음에는 일정이 빡빡하게 짜여 있었는데, 시차 피로를 고려하지 않으면 첫 미팅 성과가 떨어질 수 있다는 점을 건의해서 조정했습니다.

국내 출장은 교통편 대안(KTX·항공)을 복수로 파악해두고, 지연 상황 시 즉시 전환할 수 있도록 준비해뒀습니다. 일정표는 임원과 관련 담당자 모두가 공유하는 형태로 관리했고, 변경이 생기면 관련자에게 즉시 공유하는 것을 원칙으로 삼았습니다.