문서 작성 및 커뮤니케이션에서 중요하게 생각하는 요소는 무엇인가요?

문서 검수자 입장에서 기준을 작성자가 아닌 독자 시각으로 먼저 세워본 경험이 커뮤니케이션 방식을 바꿔줬습니다. 수업에서 보고서 심사위원 역할을 맡아 팀들의 문서를 검토했는데, 처음 30초에 핵심을 파악하지 못한 문서는 내용이 좋아도 설득력이 떨어진다는 걸 직접 경험했습니다.

독자는 처음에 전체를 읽지 않고 훑어서 핵심 단서를 먼저 찾는다는 걸 그때 이해했습니다. 제목·소제목·첫 문장만 읽어도 핵심을 파악할 수 있는 구조가 문서 커뮤니케이션의 기준이라는 원칙이 생겼습니다. 문서 작성 역량은 내용을 아는 것이 아니라 독자가 빠르게 이해하도록 구조를 설계하는 것이라는 걸 그 경험에서 배웠습니다.

독자 시각을 먼저 갖추면 문서 구조가 내용보다 먼저 결정된다는 걸 그 뒤에도 확인합니다. 그 뒤로 문서 작성 전 독자의 첫 30초 경험을 시뮬레이션하는 습관이 생겼습니다.