이 질문 뒤에 면접관이 확인하려는 것은 따로 있습니다.
회의체를 운영할 때 가장 중점적으로 관리하는 것은 회의가 실제 결정으로 이어지는지입니다. 논의만 하고 끝나는 회의가 반복되면 참여자의 피로감이 쌓이고, 다음 회의 참여율도 낮아졌습니다. 매 회의에서 결정 사항, 담당자, 기한을 명확히 기록하고 공유하는 것이 기본이었습니다.
아젠다를 사전에 배포하면 참가자가 회의 전에 생각을 정리해와서 논의 밀도가 높아졌습니다. 회의가 길어지는 원인의 대부분은 목적이 명확하지 않거나 불필요한 참가자가 많을 때였습니다. 회의 목적에 따라 의사결정자만 남기고 나머지는 자료로 공유하는 방식이 효율적이었습니다.
정기 회의는 존재 이유를 주기적으로 점검하는 것도 중요했습니다. 정기화되면서 목적이 희미해지는 경우가 생겼기 때문입니다.
회의체를 실제로 운영해보면서 결정사항이 잘 이행되는지 추적하는 것이 예상보다 중요했습니다. 회의에서 합의된 것이 다음 회의 전에 실제로 진행됐는지를 확인하지 않으면, 같은 논의가 반복되는 패턴이 생겼습니다. 액션 아이템에 담당자와 기한을 붙이는 것이 기본이지만, 그것만으로는 이행이 보장되지 않았습니다. 회의 후 2~3일 내에 간단히 진행 상태를 확인하는 것이 이행률을 높이는 데 실제로 효과가 있었습니다.
회의록을 배포하는 시점도 중요했는데, 24시간 안에 공유해야 논의 맥락이 기억으로 남아 있었습니다. 결정이 실행으로 이어지는 구간을 직접 관리하는 것이 회의체 운영의 핵심이었습니다.
회의체 운영에서 결정 속도와 합의 수준 사이의 거래를 의식하지 않으면 문제가 생깁니다. 빠르게 결정하면 합의 없이 진행되어 이후 저항이 생기고, 완벽한 합의를 추구하면 결정이 늦어져 기회를 놓칩니다. 어느 수준의 합의를 목표로 할지를 회의 시작 전에 정하는 것이 이 거래를 의식하는 방법입니다. 빠른 결정이 필요한 사안과 충분한 논의가 필요한 사안을 구분해 운영 방식을 달리했습니다.
시간 박스(Time Box)를 설정해 특정 주제에 쓸 수 있는 시간을 제한하면, 논의가 무한정 늘어지는 것을 방지할 수 있었습니다. 무엇을 얻고 무엇을 포기하는지를 의식하는 것이 회의 운영의 성숙도를 보여줍니다.
답변에서 흔히 빠지는 것들 — 빠져 있으면 꼬리질문이 깊어집니다.
이 질문에 이어 CJ올리브영 사업기획 면접관이 던질 가능성이 높은 후속 질문.
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