이 질문 뒤에 면접관이 확인하려는 것은 따로 있습니다.
여러 업무를 동시에 수행할 때 가장 먼저 하는 건 긴급성과 중요도를 기준으로 우선순위를 정하는 것입니다. 마감 시간이 있는 작업과 대기가 가능한 작업을 구분하면 어떤 것을 먼저 처리해야 하는지 기준이 생깁니다. 한 가지 작업에서 다른 작업으로 전환할 때 발생하는 손실을 줄이기 위해, 성격이 비슷한 작업끼리 묶어서 처리하는 방식을 씁니다.
짧은 메모로 현재 작업의 진행 상태를 남겨두면 다른 작업 후 돌아왔을 때 처음부터 다시 파악하는 시간이 줄어듭니다. 도중에 새로운 요청이 들어오면 현재 진행 중인 작업과 비교해 우선순위를 즉시 재조정하거나, 완료 가능 시간을 먼저 공유합니다. 일정한 순서와 메모 습관이 동시 업무 환경에서 실수를 줄이는 데 가장 효과적이었습니다.
학교 과제 3개가 같은 주에 겹쳤을 때, 처음에는 우선순위대로 하면 다 된다고 생각했습니다. 그런데 실제로 돌아가보니 중간에 판단력이 떨어지면서 쉬운 작업도 실수가 생기는 경험을 했습니다. 그때 알게 된 건, 우선순위를 정하는 것만으로는 충분하지 않고, `본인의 집중력이 얼마나 남아 있는지도 같이 확인해야 한다`는 것이었습니다. 그 이후에는 한 번에 처리하는 집중 시간을 90분으로 고정하고, 그 이상이 되면 짧게라도 환기 시간을 두는 방식으로 바꿨습니다.
처음에는 시간을 낭비하는 것 같아서 어색했는데, 오히려 이후 집중력이 더 빨리 돌아오는 걸 느꼈습니다. 업무량을 관리하는 것과 본인 컨디션을 관리하는 건 별개의 일이라는 걸 그때 배웠습니다. 지금도 업무가 겹칠 때는 일 목록만이 아니라 컨디션 상태도 같이 확인하는 편입니다.
비슷한 실수를 두 번 겪고 나서, 저는 업무가 겹치기 전에 미리 분산하는 습관을 만들었습니다. 마감이 있는 작업은 최종 기한이 아니라 중간 점검일을 먼저 달력에 박아두는 방식으로 바꿨고, 그 이후로 마감 직전에 몰리는 상황이 줄었습니다. `한 번에 두 가지가 마감되는 구조`가 보이면 가능한 한 하나를 앞당기는 습관도 생겼습니다. 이런 방식이 완벽하지 않아서 처음엔 앞당긴 작업 품질이 떨어지는 경우도 있었는데, 몇 번 조정하면서 어느 작업을 먼저 시작하면 좋은지 감이 생겼습니다.
실수가 생겼을 때 왜 그랬는지를 바로 메모해두는 것도 비슷한 상황에서 반복을 줄이는 데 도움이 됐습니다. 마감 앞에 쫓기는 것 자체를 막는 게 효율 관리의 시작이라고 생각합니다.
답변에서 흔히 빠지는 것들 — 빠져 있으면 꼬리질문이 깊어집니다.
이 질문에 이어 고려대학교의료원 영양사 면접관이 던질 가능성이 높은 후속 질문.
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