이 질문 뒤에 면접관이 확인하려는 것은 따로 있습니다.
연구 행정 인턴에서 IRB 접수 서류 누락이 반복되어 심사 지연이 생기는 문제를 경험했습니다. 담당자마다 제출 기준이 달라 누락 항목이 달라지는 패턴이 있었습니다.
제출 항목 목록을 IRB 사무국 기준으로 표준화하고, 체크리스트 형식으로 만들어 담당자들이 제출 전 사용할 수 있도록 공유했습니다. 이후 서류 누락으로 인한 반송 건수가 눈에 띄게 줄었습니다. 체크리스트를 만드는 것보다 실제로 쓰도록 설득하는 과정이 더 어려웠고, 담당자와 개별로 이야기하는 방식이 효과적이었습니다. 다만 기관마다 IRB 요건이 다른 경우가 있어, 체크리스트를 정기적으로 업데이트하는 체계가 없으면 금방 낡아진다는 점을 인식했습니다. 문제를 발견했을 때 개인이 해결하기보다 시스템으로 정착시키는 방향이 더 오래 가는 방식이라고 봅니다.
연구 행정 업무에서 제가 겪은 문제는 IRB 접수 서류 누락이 반복돼 심사가 지연되는 것이었습니다. 원인을 보니 담당자마다 제출 기준을 다르게 알고 있어, 빠지는 항목이 제각각이었습니다. 그래서 저는 제출 항목을 IRB 사무국 기준으로 표준화하고, 체크리스트로 만들어 담당자들이 제출 전에 쓰게 했습니다. 사람마다 다르게 기억하는 것을 하나의 기준으로 모은 것입니다. 이후 서류 누락으로 인한 반송이 눈에 띄게 줄었습니다. 정작 어려웠던 것은 체크리스트를 만드는 것보다, 담당자들이 실제로 쓰도록 설득하는 일이었습니다. 개별로 이야기하는 방식이 효과적이었습니다. 행정 문제 해결은 개인의 주의에 기대는 것이 아니라, 기준을 표준화해 누구나 같게 따를 수 있게 하는 것이라고 생각합니다.
연구 행정 문제를 해결하며 제가 배운 것은 개인이 해결하기보다 시스템으로 정착시켜야 오래 간다는 점입니다. IRB 서류 누락을 체크리스트로 잡았지만, 그 효과가 유지되려면 누군가 계속 챙겨야 했습니다. 특히 기관마다 IRB 요건이 달라, 체크리스트를 정기적으로 업데이트하는 체계가 없으면 금방 낡아진다는 것을 인식했습니다. 그래서 저는 한 번 고치고 끝내기보다, 그 기준을 정기적으로 갱신하고 담당자가 바뀌어도 이어지게 하는 구조가 필요하다고 봤습니다. 문제를 제가 직접 막는 데 그치면, 제가 없을 때 다시 생깁니다. 행정 문제는 그때그때 푸는 것이 아니라, 시스템으로 정착시켜 사람이 바뀌어도 유지되게 하는 것이 더 오래 가는 방식이라고 생각합니다.
답변에서 흔히 빠지는 것들 — 빠져 있으면 꼬리질문이 깊어집니다.
이 질문에 이어 고려대학교의료원 바이오·제약 연구 면접관이 던질 가능성이 높은 후속 질문.
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