이 질문 뒤에 면접관이 확인하려는 것은 따로 있습니다.
대학교 2학년 때 학과 사무실에서 행정 보조 아르바이트를 3개월 했습니다. 주 업무 중 하나가 수강신청 데이터를 엑셀로 정리하는 것이었는데, 처음에는 직접 하나하나 확인하며 복사·붙여넣기를 반복했습니다.
그러다 오류가 생겨서 수정하는 데 오히려 시간이 더 걸리는 상황이 발생했고, VLOOKUP과 필터 기능을 검색해서 배웠습니다. 학번으로 이름과 연락처를 자동으로 불러오게 하니 작업 시간이 절반 이상 줄었습니다. 사무실 선생님이 깔끔하다고 칭찬해 주셔서 뿌듯했지만, 처음 오류를 낸 것은 반성하고 있습니다.
이 직무에서도 기록이나 집계 업무가 있을 텐데, 반복되는 작업은 함수나 서식을 활용해 정확하고 빠르게 처리하겠습니다. 새로운 양식이 있으면 먼저 파악하고 익히는 데 시간을 쏟겠습니다.
학과 동아리 임원으로 활동하면서 학교에 제출하는 행사 계획서와 결과 보고서를 한글 프로그램으로 작성하는 일을 맡았습니다. 처음 제출한 문서가 여백이 맞지 않고 글머리 기호가 뒤섞여 있어서 학생처 담당자께 재작성 요청을 받았습니다.
그 이후로 양식 파일을 먼저 확인하고, 제출 전에 인쇄 미리보기로 한 번 더 확인하는 습관을 들였습니다. 이후 두 학기 동안 재작성 요청 없이 제때 제출했습니다. 사소한 습관이지만, 문서 하나가 기관의 첫인상을 만든다는 것을 아르바이트와 동아리 경험을 통해 배웠습니다.
입사 후 공문이나 보고서 작성 업무가 있을 때, 기관 양식과 규칙을 먼저 파악하고 빠르게 적응하겠습니다.
학과 사무실 아르바이트를 하면서 담당자 없이 파일을 찾아야 하는 상황이 한 번 있었습니다. 파일 이름이 날짜와 버전 없이 저장돼 있어서 어떤 게 최신인지 몰라 30분을 허비했습니다. 그때 선생님이 오셔서 파일 이름에 날짜를 붙이고 버전을 구분하는 방식을 알려주셨습니다.
그 이후 제가 만드는 파일은 모두 날짜와 버전을 파일명에 붙이는 습관이 생겼습니다. 동아리 자료도 마찬가지로 바꿨더니 인계할 때 후임이 헷갈리지 않았다고 했습니다.
이 직무에서도 여러 담당자가 같은 문서를 사용하는 상황이 있을 것 같습니다. 혼자만 이해하는 파일 구조가 아니라 누가 봐도 찾기 쉬운 방식으로 정리하는 것이 팀 업무에 도움이 된다고 생각합니다.
답변에서 흔히 빠지는 것들 — 빠져 있으면 꼬리질문이 깊어집니다.
이 질문에 이어 국립중앙의료원 임상·시험 연구 면접관이 던질 가능성이 높은 후속 질문.
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