이 질문 뒤에 면접관이 확인하려는 것은 따로 있습니다.
대학교 3학년 때 교내 행정 보조 아르바이트를 6개월 동안 하면서 엑셀과 구글 시트를 주로 사용했습니다.
주된 업무는 수업 출석 데이터와 행사 참가자 명단을 정리하고 취합하는 것이었습니다. 처음에는 복사-붙여넣기로 수작업 취합을 했는데, 2주 후 데이터가 100건을 넘으면서 관리가 어려워졌습니다. 그때 VLOOKUP 함수를 익혀서 자동 매칭 방식으로 바꿨고, 작업 시간이 절반으로 줄었습니다.
실수도 있었습니다. 함수 범위를 잘못 설정해서 일부 데이터가 빠진 채로 중간 보고가 나간 적이 있었고, 담당 직원분께 나중에 발견돼서 수정했습니다. 그 이후부터는 취합 결과를 원본 데이터와 건수 비교로 항상 검증하는 방법을 쓰게 됐습니다. 도구를 잘 쓰는 것보다 결과를 검증하는 습관이 더 중요하다는 걸 그때 배웠습니다.
대학 생활 내내 PPT와 한글(HWP), 워드를 주로 써왔습니다. 수업 과제 발표와 동아리 활동 보고서에서 반복적으로 사용하면서 기본기를 쌓았습니다.
가장 많이 썼던 건 동아리 행사 기획안과 결과 보고서였습니다. 처음에는 내용을 가득 채운 PPT를 만들었다가 발표 때 청중이 집중하지 않는다는 걸 느꼈습니다. 그 이후부터는 슬라이드당 핵심 문장 하나만 넣는 방식으로 바꿨고, 발표 피드백이 눈에 띄게 좋아졌습니다.
한글 문서는 공공기관 지원 서류 작성에서 처음 제대로 배웠습니다. 공고문 양식이 HWP 파일로만 제공되는 경우가 많았고, 표 편집과 스타일 기능이 워드와 달라서 초반에 고생했습니다. 지금은 세 가지 도구 모두 기본 업무 수준으로 쓸 수 있고, 새 도구를 배울 때도 핵심 기능 위주로 빠르게 익히는 방식으로 접근하고 있습니다.
인턴십에서 처음으로 슬랙과 노션을 업무용으로 사용해봤습니다. 학교에서는 카카오톡 단톡방으로 팀 소통을 해왔는데, 채널 기반 소통과 문서 관리가 결합된 방식이 처음에는 낯설었습니다.
슬랙은 채널 구조를 이해하는 데 일주일 정도 걸렸습니다. 모든 내용을 전체 채널에 올렸다가 담당자만 보면 되는 내용을 불필요하게 공유했다는 피드백을 받았고, 이후에는 채널 목적에 맞게 분리해서 올리는 방식을 익혔습니다. 노션은 페이지 구조를 이해하고 나서는 수업 자료 정리에도 개인적으로 쓸 만큼 편리했습니다.
처음 접하는 도구를 혼자 익히는 게 어려울 수 있다는 걸 그때 배웠고, 이후부터는 새 툴을 쓸 때 공식 가이드나 튜토리얼을 먼저 10분 보는 습관이 생겼습니다. 도구 자체보다 어떤 방식으로 빠르게 익히느냐가 더 중요한 역량인 것 같습니다.
답변에서 흔히 빠지는 것들 — 빠져 있으면 꼬리질문이 깊어집니다.
이 질문에 이어 학교법인한국폴리텍 일반사무 면접관이 던질 가능성이 높은 후속 질문.
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