이 질문 뒤에 면접관이 확인하려는 것은 따로 있습니다.
학과 실습 과정에서 의무기록 분류 및 보존 업무를 4주간 보조했습니다. 주된 역할은 퇴원 환자 기록을 진단코드 기준으로 분류하고 연도별로 정리하는 것이었는데, 처음에는 코드 체계가 익숙하지 않아 실수가 있었습니다. 담당 선생님이 ICD 코드 구조를 블록 단위로 설명해 주신 뒤로 속도가 붙었고, 이틀 안에 하루 처리량 기준에 맞출 수 있었습니다. 가장 인상 깊었던 점은 보존 기간이 지난 기록을 폐기할 때의 절차였는데, 단순 파기가 아니라 개인정보 처리 기준에 따라 단계를 밟아야 한다는 걸 배웠습니다. 또한 열람 요청이 들어왔을 때 정확한 위치를 빠르게 찾는 인덱스 관리가 얼마나 중요한지도 경험했습니다. 그 실습 이후로 기록을 남길 때는 검색 가능성도 함께 생각하는 습관이 생겼습니다. 아직 보존과 업무의 전체를 본 건 아니지만, 정확성과 접근성을 모두 잡아야 한다는 감각은 갖추었다고 봅니다.
보존과 실습에서 가장 먼저 부딪힌 것은 ICD 코드 체계를 빠르게 익혀야 하는 것이었습니다. 처음에는 코드가 비슷해 보여서 어디에 넣어야 하는지 헷갈렸습니다. 선생님이 블록 단위로 설명해 주셨지만, 실제로 케이스를 보면서 연습하지 않으면 익혀지지 않는 구조였습니다.
제가 선택한 방법은 하루 처리한 케이스를 끝에 복기하는 것이었습니다. 어떤 진단이 어떤 블록에 속했는지를 다시 확인하면서, 비슷한 케이스가 왔을 때 판단이 빨라졌습니다. 반복이 아니라 복기가 익히는 방식이라는 것을 그 경험에서 배웠습니다.
당일 배운 것을 당일 정리하는 습관이 생겼고, 이 방식이 보존과 업무 외에도 새로운 내용을 익히는 데 도움이 됐습니다. 코드 체계를 완전히 외우는 것보다 구조를 이해하는 것이 더 효과적이라는 것을 알고 있습니다.
보존과 실습에서 배운 것 중 지금도 유지하고 있는 것은 기록할 때 나중에 찾을 수 있는지를 함께 생각하는 것입니다. 그때 배운 것이 업무 방식 전반에 영향을 줬습니다.
인덱스 관리가 중요한 이유는 기록이 존재하는 것과 필요할 때 찾을 수 있는 것은 다르기 때문입니다. 아무리 정확하게 기록해도 찾을 수 없으면 의미가 없습니다. 의무기록 분류에서 배운 이 원칙이 일반 문서 작성에도 적용된다는 것을 깨달았습니다.
지금은 파일을 저장할 때 이름과 위치를 나중에 찾기 쉽게 정하는 것이 자연스럽게 됐습니다. 작은 것처럼 보이지만, 팀 전체가 같은 방식으로 기록하면 공유와 인계가 훨씬 빠르다는 것을 알고 있습니다.
답변에서 흔히 빠지는 것들 — 빠져 있으면 꼬리질문이 깊어집니다.
이 질문에 이어 한양대학교병원(서울) 치과의사 면접관이 던질 가능성이 높은 후속 질문.
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