파일명 규칙으로 서류 전산화
약 120초
날짜·품목·공급사 순 네이밍 규칙을 만들어 서류-전산 연계를 개선한 경험
입고 서류 관리는 발주서·납품 확인서·검수 기록을 연계해 한 흐름으로 추적할 때 가장 효과적이라고 생각합니다. 실험실 보조 업무를 하면서 납품 확인서와 발주서가 각각 다른 폴더에 있어 비교 대조하는 데 시간이 많이 걸렸는데, 직접 파일명 규칙을 만들어 날짜·품목·공급사를 순서대로 담은 네이밍 체계를 정착시켰습니다. 전산화 초기에는 스캔 파일 품질이 낮아 OCR 인식이 잘 안 됐고, 중요 항목은 결국 수기로 재입력하는 경우가 생겼습니다. 이 경험을 통해 원본 서류 스캔 품질 기준을 먼저 정하는 것이 전산화 성패를 좌우한다는 걸 알게 됐습니다. 지금은 서류-전산 동기화 주기를 주 1회로 정해 누락 없이 관리하는 방식을 유지하고 있습니다.
이 결의 특징
서류 관리를 종이 문서 보관 문제로 보지 않고 전산 시스템과의 정합성 유지 문제로 보는 인식이 담긴 결입니다. 입고 정보의 단일 출처 원칙을 강조하는 인식이 특징입니다.
면접관이 다음에 할 행동
현재 사용하는 ERP 또는 WMS 시스템 이름과 주요 사용 기능을 이어서 묻는 흐름이 자주 관찰됩니다. 전산화 이해도가 실제 시스템 운용 경험에서 나온 것인지를 확인하려는 의도가 담겨 있다는 인식이 특징입니다.