감정 수용 결 → 속도 조절 결 → 명확한 안내 결 → 마무리 결
감정이 격해진 고객을 응대할 때 저는 먼저 감정을 수용하는 것부터 시작합니다. 화가 난 상태에서 바로 해결 방법을 제시하면 고객은 자신이 이해받지 못했다고 느끼는 경우가 많습니다. 감정 수용 자리에서는 고객이 말하는 동안 끊지 않고 듣고, 어떤 상황에서 불편하셨는지 확인합니다. 다 말했다는 느낌이 들어야 대화가 다음 자리로 넘어갑니다. 속도 조절 자리에서는 응대 속도를 고객 감정에 맞춥니다.
격한 상태에서 빠르게 몰아붙이면 오히려 반발이 커집니다. 조금 느려도 차분하게 대화하는 편이 전체 시간이 줄어드는 경우가 많습니다. 명확한 안내 자리에서는 감정이 가라앉은 후 가능한 해결 방법과 그 이유를 명확하게 안내합니다. 마무리 자리에서는 대화를 끝낼 때 고객이 다음에 무엇을 해야 하는지를 한번 더 정리해서 전달합니다.