이 질문 뒤에 면접관이 확인하려는 것은 따로 있습니다.
주주총회·이사회 문서를 직접 작성한 경험은 없습니다. 수업에서 주주총회 의사록과 이사회 결의서가 법적 효력을 갖는 문서라는 것을 배웠고, 이 점에서 일반 회의록과 다른 수준의 정확성이 요구된다는 것을 이해하고 있습니다.
유의해야 할 점으로는 결의 사항의 정확한 표현, 참석 인원 확인과 의결 정족수 충족, 그리고 안건별 찬반 기록을 배웠습니다. 특히 나중에 문서를 근거로 분쟁이 발생할 수 있기 때문에, "무슨 말이 있었는가"보다 "어떤 사항이 어떻게 의결됐는가"를 명확하게 기재하는 것이 핵심이라고 배웠습니다.
직접 작성 경험은 없지만, 법적 효력이 있는 문서는 작성 당시보다 나중에 읽히는 상황을 기준으로 써야 한다고 봅니다. "이 문서를 처음 보는 사람이 상황을 재구성할 수 있는가"가 기준이라고 생각합니다.
상법 수업 실습에서 이사회 의사록 초안을 직접 작성하는 과제를 받았습니다. 처음에는 회의 내용을 요약해서 쓰면 된다고 생각했는데, 실제 의사록에는 결의 사항을 찬반 의결 수와 함께 정확히 기재해야 한다는 것을 교수님 피드백에서 알게 됐습니다. 이후 작성 순서를 회의 개요 → 의안별 토의 요지 → 결의 사항 및 의결 수 → 서명란 순으로 정하고 체계를 잡았습니다. 주주총회 의사록은 이사회와 달리 주주 수와 의결권 주식 수를 별도로 기재해야 한다는 것도 그 과정에서 인식했습니다.
형식이 법적으로 정해져 있는 문서는 내용보다 형식 누락이 더 큰 문제가 된다는 것을 그 실습으로 배웠습니다. 문서 작성에서 절차가 또렷하다는 것은 무엇을 써야 하는지가 아니라 어떤 순서로 어떤 형식에 맞춰 써야 하는지를 아는 것이라는 것을 그 경험으로 인식했습니다.
수업 과제에서 작성한 이사회 의사록을 제출한 뒤 결의 날짜가 회의 일자와 다르게 기재된 것을 뒤늦게 발견했습니다. 제출 전 한 번 읽었는데도 놓쳤다는 것에 놀랐습니다. 이후 의사록처럼 날짜·수치·서명이 포함된 문서를 작성할 때는 최종 제출 전에 숫자와 날짜만 따로 확인하는 단계를 추가했습니다.
전체 내용 확인 → 날짜·수치·서명 별도 확인 두 단계로 나누자 이후 같은 실수가 생기지 않았습니다. 문서 오류는 전체를 빠르게 읽는 방식으로는 잘 잡히지 않는다는 것을 인식했습니다. 특히 법적 효력이 있는 문서에서 기재 오류는 추후 분쟁에서 문서 유효성을 흔들 수 있다는 것도 공부하며 알게 됐습니다. 재발 방지란 다음엔 더 조심한다가 아니라 오류가 나오기 어려운 구조를 만드는 것이라는 것을 그 경험으로 인식했습니다.
답변에서 흔히 빠지는 것들 — 빠져 있으면 꼬리질문이 깊어집니다.
이 질문에 이어 포트원 사내 법무 면접관이 던질 가능성이 높은 후속 질문.
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