이 질문 뒤에 면접관이 확인하려는 것은 따로 있습니다.
벤더 정보 관리에서 가장 먼저 한 건 어떤 정보를 어떤 형식으로 관리할지 표준 필드를 정의하는 것이었습니다. 인턴 당시 벤더 데이터베이스 정비 업무를 맡으면서, 담당자마다 입력 방식이 달라 동일한 벤더가 여러 형태로 등록된 경우를 발견했습니다. 표준 필드 템플릿을 만들고 기존 데이터를 정리하면서 중복과 누락을 줄였습니다.
정기 업데이트 절차도 중요한데, 담당자 연락처나 계약 조건이 변경될 때 즉시 반영하지 않으면 오래된 정보로 연락이 가는 문제가 생긴다는 걸 배웠습니다. 어려웠던 건 여러 시스템에 분산된 벤더 정보를 하나로 통합하는 것이었는데, 어느 시스템을 기준 데이터로 삼을지를 먼저 합의하는 방식으로 접근했습니다. 벤더 정보 관리는 수집이 아니라 정확성을 유지하는 것이 핵심이라는 걸 그때 이해했습니다.
벤더 정보 관리에서 근거가 명확한 기준이 없으면 예외 상황이 생길 때마다 임기응변으로 처리하게 된다는 걸 인턴 경험에서 봤습니다. 벤더 등록 요청이 들어왔는데 제출 서류가 불완전한 경우, 기준이 없으니 처리 방식이 담당자마다 달랐습니다. 이 문제를 해결하기 위해 등록 체크리스트를 만들었는데, 단순히 서류 목록만이 아니라 각 서류의 용도와 확인 기준을 함께 기재했습니다. 사업자 등록증은 주소와 대표자명이 계약서와 일치하는지, 통장 사본은 사업자 명의와 동일한지 등 판단 기준을 명시했습니다. 체크리스트가 생긴 이후 신규 담당자도 동일한 기준으로 처리할 수 있게 됐고, 등록 오류 건수가 줄었습니다. 기준을 만드는 것은 효율의 문제이기도 하지만 오류 방지의 문제이기도 했습니다.
벤더 정보 관리에서 이상 신호를 조기에 파악하는 구조를 만드는 게 중요하다고 생각합니다. 벤더 정보가 처음 등록될 때는 정확해도 시간이 지나면서 변경이 생기는데, 그 변경이 반영되지 않으면 정산 오류나 계약 분쟁으로 이어질 수 있습니다. 인턴 기간에 특정 벤더의 계좌 정보가 변경됐는데 DB에 반영되지 않아서 정산이 잘못 나간 케이스를 보조 업무로 처리했습니다. 그 경험에서 정기 갱신 알림 주기를 설정하고 벤더가 직접 변경 신청을 하도록 프로세스를 만드는 것이 사후 수정보다 효율적이라는 걸 배웠습니다. 관리 시스템보다 앞서 사람이 변경 사항을 적시에 보고하는 문화가 뒷받침돼야 한다는 것도 그때 함께 배운 부분입니다.
답변에서 흔히 빠지는 것들 — 빠져 있으면 꼬리질문이 깊어집니다.
이 질문에 이어 PTKOREA 영업관리 면접관이 던질 가능성이 높은 후속 질문.
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