제안서나 회의자료를 작성할 때 어떤 점에 주의하나요?

졸업 프로젝트 최종 발표에서 교수님과 외부 멘토에게 제안서를 발표한 경험이 있는데, 처음엔 내용이 충분하면 된다고 생각해서 슬라이드 한 장에 정보를 최대한 넣었다가 발표 중간에 '핵심이 뭔가요?'라는 질문이 들어왔습니다. 보는 사람 입장이 아니라 만드는 사람 입장으로 만들었다는 걸 그때 깨달았습니다.

그 뒤로 자료를 만들 때 가장 먼저 잡는 건 이 자료로 상대가 내려야 하는 결정이 무엇인가입니다. 그 결정에 필요한 정보만 담고, 나머지는 부록이나 구두로 전달합니다. 회의 자료는 특히 한 페이지에 메시지 하나를 넘기지 않으려 하는 편입니다. 처음에는 너무 적다는 생각이 들었는데, 회의 중 흐름이 끊기는 일이 줄어드는 걸 경험했습니다.

아직 어려운 건 수신자가 여러 명이고 각자 기대하는 수준이 다를 때입니다. 실무자와 의사결정자가 동시에 보는 자료에서 어느 수준으로 정보를 담아야 하는지 아직 감이 덜 잡혀 있습니다. 지금은 의사결정자 기준으로 먼저 쓰고 세부는 주석으로 달아두는 방식을 시도하고 있습니다.