Executive level의 미팅을 조율할 때 주의해야 할 점은 무엇이라고 생각하나요?

Executive 미팅을 조율할 때 또 다른 중요한 원칙은 일정을 잡기 전에 핵심 참석자의 시간 가용성을 먼저 확인하는 것이고, Executive level에서는 일정 변경 비용이 일반 회의보다 크기 때문입니다. 일정이 확정된 후 변경이 발생하면 다른 미팅과의 충돌, 이동 계획 변경, 준비 자료 재작성 등 연쇄적인 비용이 발생하고, 이것이 조율 단계에서 사전 확인이 중요한 이유입니다.

일정 변경 비용이 클수록, 처음 확정하는 과정에서 더 많은 사전 확인이 필요합니다. 핵심 참석자 시간 가용성 사전 확인이 핵심 의사결정자의 가용 시간대를 먼저 파악하고, 그 시간대를 기반으로 나머지 참석자 일정을 조율하는 방식이고, 이것이 일정 변경 없이 미팅을 진행하는 방법입니다.

일정 조율에서 핵심 참석자가 특정 시간대를 선호한다는 것을 사전에 파악했을 때, 그 정보를 기반으로 일정을 잡았더니 변경 없이 미팅이 진행됐고, 이후 조율에서도 이 방식을 유지했습니다. 시간을 잘 쓰는 사람의 시간을 배려하는 것이 좋은 조율의 시작입니다.