컨퍼런스와 정책 세미나를 기획할 때, 연사 섭외 외에 어떤 요소를 중요하게 생각하나요?

연사 섭외가 확정되면 그다음 집중하는 건 프로그램 흐름입니다. 세션 간 전환 시간, 네트워킹 타임 배치, 점심 후 집중도 저하 구간 등을 감안해 타임테이블을 여러 번 시뮬레이션했습니다. 한 세미나에서 오후 2시 직후 슬롯에 밀도 높은 정책 세션을 넣었다가 참여자 이탈이 눈에 띄게 발생한 경험이 있어서, 그 이후로는 오후 2~3시 사이엔 인터랙티브 Q&A나 패널 토론을 배치하는 패턴을 쓰게 됐습니다. 장소 섭외도 단순 수용 인원이 아니라 등록 부스 동선, 동시 세션 운영 시 음향 간섭 여부, 휠체어 접근 가능 여부까지 체크리스트로 관리했습니다. 참여자 사전 등록 데이터를 분석해 직군별 관심 세션을 파악하고, 그에 맞춰 세션 방 배치를 조정한 적도 있습니다.

운영 당일 컨틴전시 플랜—연사 지각, AV 장비 오작동, 인원 초과—을 사전에 시나리오로 만들어두면 현장에서 당황하지 않게 됩니다.