이 질문 뒤에 면접관이 확인하려는 것은 따로 있습니다.
졸업 후 단기 계약으로 연구 지원 행정 보조 업무를 3개월간 수행했습니다. 주요 역할은 연구 과제 관련 공문 접수와 발송, 연구비 집행 내역 정리였습니다. 처음에는 공문 형식과 결재 라인이 낯설었지만, 선임 담당자의 안내로 2주 안에 기본 흐름을 파악할 수 있었습니다. 특히 연구비 증빙 서류를 분류하고 엑셀로 집계하는 작업은 세부 항목이 많아 꼼꼼함이 필요했는데, 저는 정리 전에 분류 기준을 먼저 표로 만들어 두는 방식으로 오류를 줄였습니다. 또한 논문 투고 및 학회 참가 관련 지원 서류 처리도 보조했는데, 각 학회마다 요구 양식이 달라 사전 확인이 중요하다는 것을 배웠습니다. 짧은 기간이었지만 연구 행정의 흐름과 문서 처리 감각을 익혔고, 그 경험이 이번 직무에도 연결된다고 생각합니다.
연구 지원 행정 업무에서 가장 도움이 됐던 것은 업무마다 처리 순서를 미리 정해두는 것이었습니다. 공문 접수, 결재 라인, 발송 확인까지의 흐름을 문서화하지 않으면 바쁜 시기에 어느 단계가 빠졌는지 파악하기 어려운 자리가 생겼습니다.
그 이후 공문 접수→담당자 확인→결재 경로 확인→발송 후 수신 확인까지 4단계를 체크리스트로 만들어 두는 방식으로 누락을 줄였습니다. 연구비 증빙 서류도 분류 기준을 먼저 표로 만들어 놓고 시작하면 집계 단계에서 오류가 줄어드는 것을 확인했습니다. 절차를 먼저 만드는 것이 속도를 높이는 것보다 오류를 더 많이 줄이는 자리가 있습니다.
절차가 있어야 속도가 됩니다.
지금도 연구 행정은 절차가 없으면 개인 역량이 아니라 운이 되는 자리라고 생각합니다. 절차가 있어야 신뢰가 됩니다.
연구 지원 행정 경험에서 가장 가치 있었던 것은 반복 실수를 절차로 옮긴 것이었습니다. 처음에는 학회 참가 지원 서류의 요구 양식이 매번 달라서 잘못 제출하는 일이 있었는데, 그것을 당연한 일로 받아들이기보다는 이유를 찾으려고 했습니다.
원인은 학회별 양식을 따로 관리하지 않고 매번 홈페이지를 다시 확인하는 방식에 있었습니다. 그 이후 자주 사용하는 학회 양식을 폴더로 묶어 관리하고, 마감 일정을 달력에 공유하는 방식으로 바꿨습니다. 단순한 정리지만 같은 실수가 반복되지 않는 자리가 생겼습니다.
반복 실수가 사라지면 에너지가 다른 자리로 갑니다.
지금도 경험을 절차로 남기는 것이 팀 전체의 실수를 줄이는 방식이라고 생각합니다. 절차가 있어야 팀이 됩니다. 그 절차를 만드는 역할을 하겠습니다.
답변에서 흔히 빠지는 것들 — 빠져 있으면 꼬리질문이 깊어집니다.
이 질문에 이어 고려대학교의료원 의료기사·임상병리 면접관이 던질 가능성이 높은 후속 질문.
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