아카이빙 및 인사 서류 관리에 대해 어떻게 접근할 건가요? 구체적인 방법이나 시스템이 있다면 알려주세요.

HR 담당이 아니라 총무 업무 지원 과정에서 인사 서류 아카이빙을 일시적으로 맡게 된 적이 있습니다. 본래 담당자가 아니었기 때문에 기존 체계를 파악하는 것부터 시작해야 했고, 구조가 불분명하다는 걸 외부 시각으로 먼저 발견할 수 있었습니다. 현황을 먼저 목록화하고, 유형별로 보존 기간 기준을 찾아 분류 기준을 새로 제안했습니다. 담당자가 돌아왔을 때 개선안을 그대로 유지하고 싶다고 해서 최종 반영됐습니다. 낯선 역할이었지만 오히려 기존 관행에 얽매이지 않고 체계를 다시 볼 수 있었습니다.

서류 관리는 익숙한 방식보다 검색 가능한 구조가 우선이라는 걸 그 경험에서 배웠습니다. 이 경험 이후 기존 체계를 외부 시각으로 먼저 점검하는 습관이 생겼습니다. 검색 가능한 구조가 익숙한 방식보다 항상 우선입니다. 이 원칙으로 이후 아카이빙 체계를 재설계했습니다.