외부기관 요청자료를 준비할 때 어떤 커뮤니케이션 전략을 사용하나요?

인턴 때 금융 관련 외부기관에서 자료 요청이 들어온 건을 담당 선임분과 함께 처리한 적이 있습니다. 처음에 저는 요청 항목 목록대로 자료를 준비하면 된다고 생각했는데, 선임분이 먼저 담당자에게 전화를 드려서 "어떤 용도로 쓰실 자료인지"를 확인하셨습니다. 이유를 물어보니, 같은 항목이라도 감사 목적인지 통계 집계용인지에 따라 첨부 서류 범위가 달라지기 때문이라고 하셨습니다. 그 통화 이후 요청 범위를 2가지로 좁혀 불필요한 자료 준비를 줄일 수 있었습니다. 저는 그 경험으로 자료 요청을 받으면 먼저 목적과 수신자의 기대를 확인하는 것이 효율적이라는 걸 배웠습니다. 이후에는 제가 직접 자료를 준비할 때도, 요청 원문이 모호하면 먼저 확인 메일을 보내고 진행하는 습관이 생겼습니다. 결과 피드백은 "필요한 내용이 잘 정리됐다"는 답변을 받았습니다.