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문서 목적 이해→핵심 요소→오류 방지→결론 결
RFQ와 PO를 준비하고 발행할 때 가장 중요하게 고려하는 것은 정보의 완전성과 명확성입니다. 잘못 작성된 문서 하나가 공급사와의 오해를 만들고 납기 지연이나 사양 불일치로 이어질 수 있기 때문입니다. RFQ 작성 핵심으로 요청하는 품목의 사양, 수량, 납기, 견적 제출 기한을 명확히 정리하고, 평가 기준도 포함해 공급사가 정확한 견적을 낼 수 있게 합니다.
PO 발행 확인 사항으로 품목 코드, 수량, 단가, 납기일, 납품처 주소가 견적서와 일치하는지를 발행 전에 꼭 대조합니다. RFQ 단계에서 사양이 명확하지 않으면 견적 비교가 어렵고 이후 협상에서도 기준이 흔들리기 때문에, 정확한 요구 사항 정의가 선행돼야 합니다.
PO는 발행 후 변경 시 수정 절차가 복잡해지기 때문에, 발행 전 내부 검토 단계를 두는 것이 실수를 줄이는 방법입니다. 정보 완전성 확인과 견적·PO 대조가 RFQ·PO 발행의 핵심이라는 결론을 갖고 있습니다.